Nieuwsbericht | 11-08-2010

De Erfgoedinspectie wil in de komende tijd meer aandacht vragen voor het beheer van informatie bij het uitbesteden van werkzaamheden. De aanleiding hiervoor is een recent onderzoek door de Erfgoedinspectie naar het beheer van het archief van de Onderzoekscommissie Misstanden bij Politiekorps Gelderland-Midden. Deze zaak werd vorig jaar in de media bekend als het archief van de Commissie-Cornielje. In het verleden hebben ook andere zaken gespeeld waarbij de zeggenschap over de informatie bij uitbestedingen door de overheid onzeker was.

Het onderzoek heeft tot de aanbeveling geleid dat overheidsinstellingen bij de uitbesteding van werk of onderzoek duidelijke afspraken moeten maken over het opleveren van onderliggende documenten en gegevens. Bij het toenemend uitbesteden van werk wordt het voor de overheid steeds noodzakelijker zeggenschap over de gegevens in relatie tot dat werk te behouden. Op deze manier kan de overheid zijn handelen achteraf verantwoorden en de kwaliteit van het uitbestede werk bewaken. Dit geldt te meer voor processen en dossiers die een hoog politiek belang of groot bedrijfsbelang hebben. Het gaat om gegevens die inzicht geven in de totstandkoming en de onderbouwing van het eindresultaat. Het belang van de overheid en de burger wordt gediend wanneer de zeggenschap over de gegevens een publieke zaak blijft.

Departementen zijn bij uitbestedingen gebonden aan een regeling waarin een bepaling over de informatie die bij de opdrachtnemer wordt gevormd, is opgenomen. De Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van diensten 2008 (ARVODI) verplicht een opdrachtnemer van een aan rijksinstellingen te verlenen dienst tot het volgende (zie art. 11.6): 'Opdrachtnemer stelt alle gegevens (schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die hij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst onder zich heeft, binnen 10 werkdagen na beëindiging van de desbetreffende werkzaamheden aan Opdrachtgever ter beschikking.'

In de specifieke overeenkomst met de opdrachtnemer moet een ministerie de relevante bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing verklaren op het beheer van de informatie. Dit biedt de ruimte de onderzoeksgegevens bij de opdrachtnemer in beheer te laten, mits voldaan wordt aan de archiefwettelijke eisen.

Wilt u reageren of heeft u vragen, neem dan contact op met de Erfgoedinspectie.