Nieuwsbericht | 18-11-2010

De ministeries van BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) en OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) werken momenteel in nauw overleg aan visies op de modernisering van de informatiehuishouding en van de archiefsector.

Verbindende elementen zijn de digitalisering, de grotere rol van de burger als gebruiker van overheidsinformatie, openbaarheid van informatie en gemeenschappelijke diensten. De aanvankelijke planning dat er eind 2010 een visienota voor de Tweede Kamer zou liggen, wordt niet gehaald. De Archiefvisie wordt in het voorjaar aangeboden.

De Erfgoedinspectie schrijft niet mee aan de Archiefvisie maar is wel betrokken bij het opstellen ervan. Ze is vertegenwoordigd in de klankbordgroep en overlegt daarnaast met de beleidsdirectie van OCW over strekking en inhoud van de visienota.

De Erfgoedinspectie vindt dat de vier thema's van de OCW-visie in wording de problemen, belangen en functies van de overheidsinformatie goed dekken. Die thema's zijn: openbaarheid en toegankelijkheid, selectiviteit en representativiteit, duurzaamheid en ten slotte eenheid in het bestel. De Erfgoedinspectie heeft in een notitie extra aandacht gevraagd voor de volgende hoofdzaken:
 1. Beleid en wet moeten toekomstgericht zijn, waarbij een digitale informatiehuishouding het vertrekpunt voor nieuw beleid en een modernere regelgeving is. Eigenaarschap en beheer van digitale informatieketens, gebruik van architectuurprincipes en -modellen bij de inrichting van de informatiehuishouding èn een adequate ondersteuning bij het dagelijks werken met digitale systemen zijn onderwerpen die volgens de Erfgoedinspectie in wet en beleid verankerd zouden moeten worden.
2. De gebruiker (of deze nu ambtenaar is of burger), moet op een betrouwbare informatiehuishouding aankunnen. Een betrouwbare informatiehuishouding kan volgens de Erfgoedinspectie niet anders bereikt worden dan via de in- en uitvoering van een sinds kort wettelijk voorgeschreven kwaliteitssysteem. Dat betekent dat organisaties kwaliteitscriteria moeten vaststellen en de uitvoering daarvan moeten borgen via een stelsel van audit en control. De huidige informatiehuishouding is zozeer 'embedded' in de primaire processen dat deze bijna zelf een primaire proces geworden is. En welke primaire processen zijn tegenwoordig niet ingericht volgens harde kwaliteitseisen?
3. De toepassing van het begrip 'archiefbescheiden' leidt in de praktijk tot een veelvoud van opvattingen en praktijken. Resultaat hiervan is dat de kwaliteit en volledigheid van de overheidsinformatie gevaar lopen. De Erfgoedinspectie vindt het belangrijk dat dit ernstige risico in de Archiefvisie afdoende wordt aangepakt. Zelf zal de Erfgoedinspectie in 2011 ook een onderzoek naar dit thema doen.
4. Door de grootschalige privatisering en uitbesteding van overheidstaken is de Archiefwet al snel niet meer van toepassing op de informatie in een publiek-private verhouding. De Erfgoedinspectie vindt daarom dat onderzocht zou moeten worden of het 'publieke belang' niet veel beter als uitgangspunt voor de reikwijdte van de Archiefwet genomen kan worden. Langs die weg zou de Archiefwet ook van toepassing zijn op archief dat bij een beleidsonderzoek of bijvoorbeeld bij het onderhoud van een weg of brug door een bedrijf wordt gevormd.

De Erfgoedinspectie gaat ervan uit dat de beide ministeries werken aan toekomstgerichte, evenwichtige visies en daaraan op korte termijn een uitvoerbaar programma toevoegen. Daarbij zouden de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de Archiefwet in een veel nauwere samenhang met elkaar gebracht moeten worden dan nu het geval is. Door bijvoorbeeld in de Wob een openbaar overzicht van de documentbestanden bij de overheidsorganen voor te schrijven, wordt ook de toegankelijkheid van de archieven, zoals voorgeschreven in de Archiefwet, verbeterd. Het zou een gemiste kans zijn, als de wijziging van de Archiefwet zich zou beperken tot een aantal technische wijzigingen.