Nieuwsbericht | 21-06-2011

Jaarlijks brengt de Erfgoedinspectie verslag uit over het toezicht in 2010 op de domeinen archeologie, (gebouwde) monumentenzorg, beschermde roerende cultuurgoederen en de informatiehuishouding van de centrale overheid. Ten aanzien van de informatiehuishouding geven wij u in dit nieuwsbericht een impressie van de inhoud van het Verslag.

Ontwikkelingen
Ook het afgelopen jaar zijn de ontwikkelingen op het gebied van de archieven en de informatiehuishouding in snel tempo verder gegaan. Het algemene beeld is dat de vernieuwing van het archiefstelsel en de modernisering van de informatiehuishouding een concretere vorm aanneemt. Zo is er een nieuwe Archiefregeling van kracht geworden, is er één archieforganisatie voor de ministeries gekomen en staat er een nieuwe selectiemethodiek op stapel. Hier ligt een kans om greep te krijgen op al jaren bestaande problemen zoals de enorme achterstand bij de papieren archieven en een onduidelijk toekomstbeeld voor de digitale archieven. De Erfgoedinspectie signaleert echter dat de projecten en initiatieven over de hele linie gericht zijn op een beperkte doelgroep of een afgebakend belang. Daardoor dreigen bijvoorbeeld de bedrijfssystemen waarin zich archiefbescheiden bevinden, de informatiehuishouding van zelfstandig bestuursorganen en PBO-organen en de op termijn vernietigbare archiefbescheiden onderbelicht te blijven. Toch betreffen het hier belangrijke informatieverzamelingen en archieven, waardoor op termijn het risico bestaat dat de recht- en bewijszoekende burger niet de juiste en volledige informatie kan worden verstrekt of dat de organisatie zich niet voldoende kan verantwoorden.

Aanbeveling
De aanbeveling van de Erfgoedinspectie ten aanzien van de informatiehuishouding luidt dan ook:
De modernisering van de informatiehuishouding neemt een concrete vorm aan. Bij de ministeries wordt bijvoorbeeld ingezet op een digitale informatiehuishouding binnen vijf jaar. Voor een succesvolle transitie naar een digitale informatiehuishouding is het noodzakelijk dat de informatiehuishouding als één geheel wordt beschouwd. Er mag en moet geen onderscheid worden gemaakt naar:
• De vorm van de informatiedrager, papier vs. digitaal;
• De organisatievorm, bijvoorbeeld beleidskern, agentschap, privaat- of publiekrechtelijk zbo;
• Het bewaarbelang blijvend te bewaren vs. op termijn te vernietigen. Voorts moeten de ministeries nu snel concrete stappen zetten op weg naar zelfregulering, door de informatiehuishouding te borgen in de bestaande systemen van audits, planning en control.

De volledige tekst kunt u lezen door hierop 'Verslag van het toezicht in 2010 Archieven' te klikken.