Nieuwsbericht | 13-09-2007

Deze maand is het tien jaar geleden dat de Rijksarchiefinspectie van start ging.

De naam en organisatie veranderden in Erfgoedinspectie / Archieven, maar het werk ging onverminderd door.

Tien jaar is niet helemaal waar. In 1997 ging de Rijksarchiefinspectie weliswaar van start, maar het was eigenlijk een herstart. De Rijksarchiefinspectie bestond al sinds het begin van de jaren zeventig, als onderdeel van de Rijksarchiefdienst. Met de start van het PIVOT-traject kregen de selectie en overbrenging van de archieven van de ministeries de hoogste prioriteit en verminderde de aandacht voor het toezicht.

De herstart in 1997 werd mede ingegeven door kritiek van de Algemene Rekenkamer op het verwaarlozen van de specifieke inspectietaak van de Rijksarchiefdienst, die toen met het toezicht was belast. Tegelijkertijd werden de spelregels rondom toezicht verscherpt: toezicht diende zo onafhankelijk mogelijk te worden gepositioneerd. Daarom werd de Rijksarchiefinspectie in 2001 rechtstreeks onder de secretaris-generaal gepositioneerd. Een tweede stap vormde de fusie in 2005 met drie andere OCW-inspecties tot Erfgoedinspectie.

Inmiddels gaat het denken over effectief toezicht verder. Meer dan voorheen zoeken we naar aansluiting met de reguliere planning- en controlcyclus bij zorgdragers. De inspectie bepleit daarnaast regelgeving die niet vanuit de cultuurbelangen is geschreven, maar gericht is op de eisen die je vanuit goed bestuur aan de informatievoorziening moet stellen. Het gehele stelsel is aan een drastische herziening toe. Dat is nodig om de informatiehuishouding bij de overheid structureel op een hoger plan te trekken. Daarnaast is het noodzakelijk om het veilig stellen van archieven als maatschappelijk en cultureel erfgoed beter dan nu te organiseren.

De inspectie richt zich vooral op structurele verbeteringen in de informatiehuishouding. Dat vraagt een lange adem en volhardend hameren op de belangrijke thema's. Die thema's zijn de afgelopen tien jaar niet veranderd:

1. De inspectie spreekt zorgdragers aan op hun eigen verantwoordelijkheid: ze dienen hun sturing, beheersing en control systematisch en effectief in te richten (al dan niet via kwaliteitszorgsystemen).
2. Er dient bovendien meer regie op digitalisering te komen, ook vanuit het Kabinet. Dat ontbreekt nog steeds, maar langzamerhand lijkt het besef te groeien dat digitalisering van de overheid onbeheersbaar lijkt te worden en dat veel meer samenhang en regie nodig is.
3. Zorgdragers moeten de enorme achterstanden in bewerking en overbrenging wegwerken.

Hebben we resultaten geboekt? Jazeker! Vooral bij de departementen is vooruitgang geboekt. Sturing, beheersing en control zijn inmiddels opgenomen als één van de actielijnen in de kabinetsnota Informatie op Orde, inclusief het ontwikkelen van een normenkader voor digitaal informatiebeheer. De aanzet voor de kabinetsnota was ons rapport “Een dementerende overheid?”. Bij de departementen worden de achterstanden in selectie en overbrenging aangepakt in een grootschalig project. De aandacht voor de informatiehuishouding bij de departementen is in het algemeen veel groter en op een hoger niveau dan tien jaar terug en ook professioneler. Bij de zelfstandige bestuursorganen is de situatie echter veel minder rooskleurig, en daar zien we nog veel te weinig vooruitgang. Voor de inspectie ligt er de komende tien jaar nog een mooie uitdaging de zorgdragers tot een betere naleving aan te sporen!