Nieuwsbericht | 23-12-2009

In deze rubriek onder meer aandacht voor CIO's bij het Rijk, het proefschrift Op zoek naar de herinnering, het e-depot van het Nationaal Archief, het toepassingsprofiel metagegevens en de zelfevaluatie Informatiehuishouding Archiefinspectie Rotterdam.

De Chief Information Officers bij het Rijk
De Erfgoedinspectie bepleitte enkele jaren geleden al de aanstelling van Chief Information Officers (CIO's) bij het Rijk. Inmiddels hebben alle departementen een CIO aangesteld. In het decembernummer van Binnenlands Bestuur verscheen een interessant vraaggesprek met Maarten Hillenaar, sinds 2009 Rijks-CIO.
Hillenaar wijst erop dat beleidsmakers zich veel meer bewust moeten zijn van de kracht, maar ook van de complexiteit van ICT. De CIO speelt een belangrijke rol om beleid en ICT op een goede manier te verbinden. Een CIO heeft immers zicht op beleidsprocessen en op de (on)mogelijkheden van ICT. Nu de CIO's bij het Rijk zijn aangesteld, is het eerste doel greep op de grote ICT-projecten te krijgen. In een volgende fase gaan CIO's zich richten op de vraag, hoe de ICT kan bijdragen aan het beter laten functioneren van de overheid, gevolgd door een fase van innovatie, gericht op de toekomst.
Voor de rol van de CIO verwijst Hillenaar naar een beschrijving van de Algemene Rekenkamer: een CIO is op strategisch niveau de schakel tussen organisatie en informatievoorziening; en daarmee degene die informatiemanagement op de bestuurlijke agenda kan krijgen. De departementale CIO's en de Rijks-CIO werken nauw samen in de IC CIO, de interdepartementale commissie van CIO's. Belangrijk resultaat is dat de CIO's nu vooral oog hebben voor het gemeenschappelijke belang. Belangrijke stap is ook dat onderwerpen in kleine groepen worden uitgewerkt, terwijl wel alle departementen zich achter de resultaten scharen. Wat men inmiddels geleerd heeft, is projecten kleiner en overzichtelijker te maken, en daardoor beter beheersbaar. Verder heeft men geleerd flexibeler met deadlines om te gaan.
Hillenaar onderstreept dat een CIO moet sturen op basis van inhoud en gezag. Een CIO moet geaccepteerd worden als gewaardeerde gesprekspartner voor de beleidsbepalers. CIO's zouden vanaf het eerste moment in projecten betrokken moeten zijn. De CIO's kunnen beleidsmakers effectief instrumenten en methodieken aanreiken om grote projecten goed te beheersen. Zie hier het volledige artikel in Digitaal bestuur, december 2009.

Op zoek naar de herinnering …
Op 2 december 2009 zijn in Amsterdam Geert-Jan van Bussel en Ferdinand Ector gepromoveerd aan de Universiteit van Amsterdam op hun proefschrift 'Op zoek naar de herinnering … Verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance'. Deze studie richt zich op de verantwoordingsfunctie in content-intensieve organisaties en de rol die 'content' (documenten en archiefdocumenten) daarin vervult. De auteurs onderzoeken in hoeverre de performance van bedrijfsprocessen binnen content-intensieve organisaties, zowel in doel- als in rechtmatigheid, kan worden verbeterd door het optimaliseren van de 'content value chain', de processen die de kwaliteit van content waarborgen: creëren, ontvangen, vastleggen, opslaan, bewerken, distribueren, ordenen, publiceren, gebruiken, waarderen, selecteren, vernietigen, bewaren, beveiligen, toetsen en behouden. De auteurs ontwikkelden een model van een verantwoordingssysteem waarmee de kwaliteit, de context, de beveiliging, de logistiek en het behoud van content kan worden benaderd.
Van Bussel en Ector hebben een jarenlange ervaring binnen de overheid en het bedrijfsleven met informatiemanagement en verantwoording. Door deze studie wordt een 'brug geslagen' tussen archiefwetenschap, informatiewetenschap en bedrijfskunde. De verwachting is dan ook dat deze studie niet alleen de basis legt voor verder onderzoek maar ook voor de ontwikkeling van nieuwe, handzame toepassingen van het model.

Europese ministers voor gebruik van open standaarden
Dat staat in een Verklaring 'An open Europe with accessible public administration' van de vijfde Ministeriële eGovernment Conferentie, die van 18 tot 20 november plaats vond in het Zweedse Malmö. De Verklaring wijst op de voordelen van open standaarden (op Europees niveau ook wel open specificaties genoemd) en 'open source' software voor een betere, opener e-overheidsdienstverlening. De verklaring levert een bijdrage aan de vernieuwing van het Europese Interoperabiliteitsraamwerk, dat binnenkort door de Raad vastgesteld moet worden.

Nationaal Archief neemt e-depot in gebruik
Op donderdag 12 november is het e-Depot van het Nationaal Archief in gebruik genomen. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaf op die dag voor het eerst een digitaal gevormd archiefdocument in beheer bij het e-Depot. Normaal komen documenten pas na 20 jaar over. Dit document is uit 2007. Het persbericht en videoverslag vindt u hier.

Toepassingsprofiel metagegevens
In het CIO-directeurenoverleg is op 10 december jl. het toepassingsprofiel metagegevens vastgesteld. Het toepassingsprofiel betreft een gemeenschappelijk kader met werkbare afspraken over metagegevens. Iedere organisatie stelt op basis hiervan een eigen profiel op, passend bij de informatiebehoefte en risicoafwegingen.

Zelfevaluatie Informatiehuishouding Archiefinspectie Rotterdam
De Archiefinspectie van het gemeentearchief Rotterdam heeft een nieuwe vragenlijst voor de zelfevaluatie van de informatiehuishouding gepresenteerd. Het instrument geeft medewerkers en auditors de mogelijkheid systematisch de kwaliteit van de informatiehuishouding in kaart te brengen en te beoordelen. De uitkomsten van de evaluatie geven een beeld van de stand van zaken en de noodzakelijke verbeterpunten. Desgewenst kan een organisatie de eigenhandig uitgevoerde zelfevaluatie laten reviewen door een interne of externe auditor.
De vragenlijst is een afgeleide van het zelfevaluatie-instrument 'Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid', dat door ICTU voor de ministeries werd ontwikkeld, dit in het kader van het programma Informatie op Orde.