Nieuwsbericht | 03-08-2010

In deze rubriek aandacht voor nieuwe publicaties over de Digitale informatiehuishouding van het Rijk, het E-depot, de strategische agenda van het NCDD en RODIN.

Onderzoek HEC over Digitale Informatiehuishouding bij de Rijksoverheid
In 2009 heeft de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) HEC opdracht gegeven een onderzoek uit te voeren naar de wijze waarop de digitale informatiehuishouding van de departementen in een gezamenlijk traject kan worden gerealiseerd en verbeterd kan worden. Het onderzoek geeft een korte stand van zaken, noemt faal- en succesfactoren en geeft aanbevelingen voor een verdere aanpak. Bijlage C bevat profielen van de departementen met onder meer de stand van zaken 2009 en het door het departement geformuleerde einddoel voor 2015. Het rapport vindt u hier.

E-depot
Het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden is van groot belang voor het functioneren van overheid en maatschappij. Over de manier waarop dit moet gebeuren is veel nagedacht en gediscussieerd. Een veelbelovende optie is het e-Depot. Een e-Depot is volgens de gangbare definitie het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. In mei van dit jaar heeft de Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD) twee publicaties uitgebracht die gaan over plannen om een e-Depot te realiseren. De Archiefcoalitie bestaat uit een aantal grote archiefdiensten, te weten het Nationaal Archief, de gemeentearchieven van Rotterdam en Amsterdam en de regionaal historische centra, de branchevereniging van Nederlandse archiefinstellingen, de beroepsvereniging van Nederlandse archivarissen, het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs en de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland.
De Archiefcoalitie stelt aan de staatssecretarissen van OCW en BZK, de algemeen directeur van het IPO, de voorzitter van de VNG en de voorzitter van de Unie van Waterschappen voor om een gemeenschappelijk e-Depot in te richten waarbij individuele archiefinstellingen en overheidsinstellingen zich kunnen aansluiten. Hierbij worden de al ontwikkelde e-Depotapplicaties van het Nationaal Archief en de gemeentearchieven van Rotterdam en Amsterdam ingebracht als basis voor de ontwikkeling van een gemeenschappelijk e-Depot. Het gemeenschappelijke e-Depot gaat volgens de plannen een aantal specifieke diensten en voorzieningen leveren en zal worden uitgevoerd in een shared services model. De plannen voorzien in een stapsgewijze ontwikkeling die na twee jaar zal hebben geresulteerd in:
• het concretiseren en extern toetsen van het aanbod dat aan archiefdiensten en overheidsinstellingen zal worden gedaan;
 • het verspreiden van kennis zodat archiefdiensten en overheidinstellingen zich optimaal kunnen voorbereiden op het gebruik van het e-Depot;
• het opzetten van een kwartiermakersorganisatie;
• het ontwikkelen van de basis technische infrastructuur en het opzetten en inrichten van de shared services organisatie;
• het onderzoeken van en rapporteren over de verdere strategische samenwerkingsverbanden.
Na vijf jaar moeten als hoofdresultaat de instrumenten voor aansluiting aan het e-Depot ontwikkeld en getest zijn en een aantal organisaties zijn aangesloten.
De publicaties van de Archiefcoalitie zijn te downloaden vanaf de site van het Nationaal Archief.

Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) presenteert strategische agenda
De Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) is opgericht door een tiental organisaties uit de publieke sector die de zorg voor verzamelingen van digitale data tot hun kerntaak rekenen. Het doel van de Coalitie is gezamenlijk een organisatorische en technische infrastructuur tot stand te brengen die waarborgt dat digitale bestanden ook op de lange termijn bruikbaar blijven. In 2009 heeft de NCDD een onderzoek uitgevoerd om problemen met het bewaren op lange termijn van digitale gegevens in kaart te brengen. Naar aanleiding van dit onderzoek presenteert de NCDD nu een strategische agenda. De agenda is gebaseerd op vier uitgangspunten:
1. Iedere organisatie die digitale bestanden produceert of beheert is in principe zelf verantwoordelijk voor het organiseren van duurzaam beheer; 2. Versterking van samenwerking binnen de sectoren (archieven, bibliotheken, musea en onderzoeksinstellingen) en voortrekkersrollen;
3. Versterking van intersectorale samenwerking: de NCDD als landelijk aanspreekpunt;
4. Versterking van de bestuurlijke samenwerking.
De agenda, interviews met voortrekkers (waaronder de Algemene Rijksarchivaris Martin Berendse) en de centrale hoofdstukken uit het onderzoek Toekomst voor ons digitale geheugen uit 2009 vindt u gebundeld in dit boekje.

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)
Het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA) hebben, samen met Het Expertisecentrum (HEC) het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) uitgebracht.
In de verantwoording staat dat het LOPAI en het WGA vooral zijn gemotiveerd door de veelheid aan wet- en regelgeving, normen en standaarden waardoor organisaties 'vaak door de bomen het bos niet meer zien. RODIN biedt een rode draad door dit bos'.

Het is dus nadrukkelijk niet bedoeld als weer een nieuwe set met eisen, maar als een handzame, begrijpelijke samenvatting van alle relevante wet- en regelgeving, normen en standaards zoals Archiefwet 1995, de Archiefregeling, de normenfamilie voor archief- en informatiebeheer NEN-ISO 15489, NEN 2082 en ISO 23081, de Informatiebeveiligingsnorm NEN-ISO/IEC 27002, en delen van het referentiemodel voor digitale depots OAIS (ISO-14721: 2002) en de daarvan afgeleide checklists TRAC en ED3.

RODIN biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving. Het referentiekader kan gebruikt worden door informatiemanagers, adviseurs DIV en interne auditors in overheidsorganisaties die onder de Archiefwet vallen, maar ook door archiefinspecteurs en externe auditors.
RODIN is gratis en rechtenvrij beschikbaar in de vorm van een brochure.