Nieuwsbericht | 08-03-2010

Op 6 januari 2010 werd de Archiefregeling in de Staatscourant gepubliceerd. Het doel van de Archiefregeling is gelijk aan dat van de regelingen die ze vervangt: risico's van brand, water en vocht en natuurlijk of technologisch verval voorkomen en zo het blijvende behoud van erfgoed waarborgen. De Archiefregeling treedt per 1 april 2010 in werking.

Aard van de vernieuwing
De Archiefregeling (Ar) is geen echt nieuwe regeling. In de Ar zijn de huidige regelingen voor de duurzaamheid van archiefbescheiden, de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen geïntegreerd (verder: regelingen 11-13). Het aantal voorschriften is niet substantieel verminderd en de aanpassing leidde niet tot principiële wijzigingen. Zo is de reikwijdte hetzelfde gebleven: de regeling is alleen voor blijvend te bewaren erfgoedarchief bestemd. Evenmin leidde de aanpassing tot grote inhoudelijke wijzigingen: voor archiefruimten is bijvoorbeeld geen tegenhanger voor computerruimten gekomen.

Wat betekent de Archiefregeling voor u?
De vaststelling van de Ar betekent wel dat de eisen aan uw werk op een paar essentiële punten veranderen. De grootste verandering in de Ar is de systematiek. Bevatten de huidige regelingen nog veelal 'middel'voorschriften met een hoog technisch gehalte, in de nieuwe Ar zijn de voorschriften in de vorm van prestatie-eisen gegoten. Dit laatste betekent dat een overheidsorganisatie meer ruimte krijgt het gestelde, concrete doel te halen. De nadruk ligt daardoor op het 'wat', niet meer op het 'hoe'. Het voorgaande impliceert ook dat het 'waarom' en daarmee de structuur en de toelichting verbeterd moeten zijn.

Ter toelichting twee voorbeelden:

Voorbeeld 1
Regeling 12, art. 6: Specifieke standaarden voorgeschreven voor verschillende typen informatie (tekstbestanden, afbeeldingen, databases)
Archiefregeling Art. 26: 'Open' opslagformaten, die voldoen aan de prestatie-eis van valideerbaarheid en documenteerbaarheid

Voorbeeld 2
Regeling 12, art. 3, lid 4: Ramen zijn niet toegestaan.
Archiefregeling: Ramen zijn toegestaan, mits deze voldoen aan brandwerendheid van ten minste 60 minuten volgens NEN 6069: 2025

Kijk ook naar art. 3 en art. 27 in de Archiefregeling. Beide artikelen geven grote mogelijkheden voor een innovatieve, alternatieve benadering van de eisen in de voorschriften.

Op enkele punten is de Ar een verzwaring ten opzichte van de regelingen 11-13. Zo moeten archiefruimten voortaan voorzien zijn van rookmelders. Art. 16 schrijft voor dat het archiefbeheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.

Waarop moet u letten?
In de prestatienormen wordt veelal verwezen naar 'particuliere' normen, meestal NEN-ISO normen (zie bijlage 1 van de Ar). Het aantal hiervan is toegenomen. Deze normen bevatten eisen voor:
1. meetmethoden;
2. proces- en productnormen;
3. berekeningsnormen.
Onderwerpen zijn bijv. brandwerendheid, inbraakveiligheid, draagkracht of informatie- en archiefmanagement.
Het eerste en derde soort normen hoeft een overheidsorganisatie doorgaans niet zelf in huis te hebben, wel de fabrikant, leverancier, aannemer of architect. De overheidsorganisatie moet de Erfgoedinspectie desgevraagd kunnen aantonen dat de voorzieningen aan de normen voldoen.
De meer inhoudelijke normen (die tot de tweede soort normen behoren) moet de organisatie wel aanschaffen en 'kennen'. En uiteraard uitvoeren. Een voorbeeld hiervan is de eis in art. 19 om in een metadataschema 'als bedoeld in NEN-ISO 23081 'gegevens over gegevens' vast te leggen.

Niet alle regels zijn op u van toepassing. De Ar bevat in hoofdstuk 6 voorschriften die alleen voor de erfgoedinstellingen gelden. Sommige voorschriften zijn niet van toepassing als u niet beschikt over bepaalde materialen, zoals films of fotomateriaal.

Algemene voorlichting door Nationaal Archief
Het Nationaal Archief (NA) verzorgt de algemene voorlichting over de Ar. Daarin gaat het NA in op de achtergrond, de bedoeling en de interpretatie van de regeling. Er is op dit moment een klein aantal 'veel gestelde vragen' beantwoord. Het is de bedoeling dat deze 'FAQ's' met uw vragen worden uitgebreid. Omdat de Ar zoals gezegd een regeling met vele open bepalingen is, nodigt deze u ook uit tot het stellen van vragen. Het Nationaal Archief zal begin april de content op haar website sterk uitbreiden.

Voorlichting Erfgoedinspectie
Zoals u weet, geeft de Erfgoedinspectie algemene voorlichting over de uitvoering van de voorschriften. Wet- en regelgeving impliceert organisatieverandering. Hoe moet u de regeling binnen uw organisatie implementeren? Daarover kunt u in de toekomst nieuwsberichten, vragen en antwoorden, informatiebladen en handreikingen op onze website vinden. De huidige tekst wordt vanaf heden aangepast zodat per 1 april de website aan de Ar is aangepast. Enkele instrumenten zijn nog in bewerking, zoals het programma van technische eisen voor archiefruimten, waarover we momenteel met de Rijksgebouwendienst overleg voeren.

Plaats van de regeling in de archiefwetgeving
Tot slot is het misschien goed er op te wijzen dat de Archiefregeling niet een herziening van de archiefwetgeving kan zijn, of daarop te veel kan anticiperen. Daartoe is uiteraard een principiëler debat over de visie, doelen, organisatie en inrichting van de informatiehuishouding van de overheid nodig. Deze wordt dit jaar in het kader van het programma Modernisering Informatiehouding (de opvolger van Informatie op Orde) gevoerd.