Nieuwsbericht | 02-07-2007

Op 11 juni heeft de Erfgoedinspectie een klankbordgroep georganiseerd over inrichting van het archiefbeheer en de eventuele archiefwettelijke verplichtingen voor hogescholen.

De aanleiding van de bijeenkomst was dat er bij hogescholen veel vragen leven over archiefbeheer, de toepassing van de Archiefwet en bewaartermijnen. De bijeenkomst was bedoeld om een aantal van deze vragen te beantwoorden. De genodigden waren medewerkers van scholen die ons de afgelopen tijd deze voorlichtingsvragen gesteld hebben en een juridische werkgroep selectielijst van de HBO-raad die zich binnen de sector over de vragen heeft gebogen.

Wij gaven een introductie over de Archiefwet en de verplichtingen van hogescholen. Wij benadrukten nogmaals dat de hogescholen uitsluitend onder de Archiefwet vallen voor zover het archief betreft dat gevormd wordt bij de uitvoering van de openbaar gezagtaken van de scholen.

Er is sprake van openbaar gezag wanneer een bepaalde persoon of een bepaald college de bevoegdheid heeft eenzijdig een besluit te nemen dat is gericht op het in het leven roepen van rechten en verplichtingen voor andere personen en organisaties, welke rechten en verplichtingen in rechte afdwingbaar zijn.

Na onze presentatie hield het Nationaal Archief een presentatie over het opstellen van een selectielijst.

De laatste presentatie werd gegeven door de MBO-Raad. De MBO Raad, de brancheorganisatie voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie, was uitgenodigd omdat zij een zeer actieve rol speelt in het bijstaan van de aangesloten scholen op het gebied van archiefbeheer. Het belangrijkste wapenfeit is de vaststelling, in oktober 2006, van een selectielijst. Met deze selectielijst beschikken de scholen binnen deze sector over een instrument waarmee zij hun archief kunnen inrichten en dat ervoor zorgt dat dossiers niet voortijdig worden vernietigd, maar ook niet te lang worden bewaard. Voor de hogescholen is er nog geen selectielijst. Het opstellen van een selectielijst is voor de hogescholen nu een van de eerste stappen. Een aandachtspunt bij de opstelling van zo'n lijst zijn de eventuele rechtsvoorgangers. Dit kunnen gemeentelijke, rijks- maar ook privaatrechtelijke rechtsvoorgangers zijn.

Na de presentaties was er gelegenheid voor vragen. Veel van de vragen gingen over hoe men om dient te gaan met vernietigingsplicht. Deze is bindend voor stukken die onder de Archiefwet vallen, maar wij wezen er op dat in een selectielijst een uitzonderingsclausule kan worden opgenomen. Ook waren de aanwezigen erg benieuwd naar de vraag hoe een selectielijst er concreet uit zou moeten zien. We verwezen daarop naar al bestaande selectielijsten, zoals de lijst van de MBO-raad. Al met al was dit een plezierige en nuttige bijeenkomst waarbij kennis is uitgewisseld en deelnemers antwoorden op hun vragen kregen.