Nieuwsbericht | 03-02-2011

In Januari heeft de Erfgoedinspectie het jaarwerkprogramma voor 2011 bekend gemaakt. Basis voor het werkplan vormt de jaarlijkse risicoanalyse van de Erfgoedinspectie. Wat gaat de Erfgoedinspectie op het terrein van de informatiehuishouding in 2011 doen?

Een belangrijk inzet van de inspectie dit jaar zal plaatsvinden op het gebied van het beheer van digitale archiefbescheiden. De eisen die de Archiefwet 1995 stelt, gelden ook voor digitaal archief. Technische en organisatorische beperkingen bij het beheer van de digitale systemen die archiefbescheiden bevatten, kunnen tot een onbetrouwbare informatievoorziening leiden, zowel op de korte maar zeker op de langere termijn. In een digitale wereld vormt een niet-duurzame informatiehuishouding een bedreiging voor het functioneren van de overheid en van de democratische rechtsstaat. Uit de Monitor Erfgoedinspectie en de inspecties die de afgelopen jaren zijn uitgevoerd, komt echter nadrukkelijk naar voren dat vele zorgdragers geen duidelijk beeld hebben van wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem, terwijl de gegevens in de bedrijfssystemen over het hoofd worden gezien en de normen uit de Archiefregeling niet worden toegepast.
In 2005 heeft de Erfgoedinspectie in het rapport Een dementerende overheid? gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie gaten in het organisatiegeheugen ontstaan. De Erfgoedinspectie zal in 2011 opnieuw inspecties uitvoeren naar het beheer van digitale archiefbescheiden. Op basis van deze inspecties zal een rapport uitgebracht worden waarbij, in vergelijking met de situatie beschreven in Een dementerende overheid?, verslag wordt gedaan van de stand van zaken nu, en welke lessen uit dat rapport zijn getrokken. Het rapport moet leiden tot een verbeterde praktijk om de digitale duurzaamheid te waarborgen.

Een volgende activiteit richt zich direct op het beïnvloeden van het gedrag van onder toezicht staande instellingen. Het meerjarenprogramma 'archiefwettelijke eisen' is hier een voorbeeld van. In een periode van drie jaar werd een groot aantal organisaties benaderd met als doel dat zij zouden beschikken over vastgestelde beheersregels, een actueel bestandsoverzicht en een geldende selectielijst. Het programma zal in 2011 worden afgerond.

Andere activiteiten richten zich meer op het scheppen van de juiste voorwaarden om de regels te kunnen naleven. Het in samenwerking met de beleidsdirectie van het ministerie van OCW en andere betrokken partijen verhelderen van de reikwijdte van het begrip 'archiefbescheiden' valt hier bijvoorbeeld onder. Zeker in een digitale omgeving levert de bestaande ruimte voor meerduidigheid problemen op. In het project speelt de operationalisering van het begrip een belangrijke rol. Verder blijft de inspectie de actielijnen van het programma 'Modernisering Informatiehuishouding' volgen. Het gaat dan met name om de invoering van zelftoezicht bij de ministeries, de invoering van een nieuwe selectiemethodiek, het wegwerken van de departementale bewerkingsachterstanden en 'last but not least' de vernieuwing van archiefbeleid en wetgeving.

Jaarwerkprogramma Erfgoedinspectie 2011