Nieuwsbericht | 10-03-2010

Deze week heeft de Erfgoedinspectie het jaarwerkprogramma voor 2010 bekend gemaakt. Basis voor het werkplan vormt de jaarlijkse risicoanalyse die de Erfgoedinspectie uitvoert. Evenals in 2009 staan in 2010 de thema's 'behoud en duurzaamheid' en 'zelfregulering en kwaliteitszorg' centraal. Wat gaat de Erfgoedinspectie op het terrein van de informatiehuishouding in 2010 doen?

Binnen het risicogebied 'zelfregulering' richt de Erfgoedinspectie zich op de voorwaarden voor een deugdelijke informatiehuishouding. Zelfregulering en zelfevaluatie moeten tot een betere sturing en beheersing van de informatiehuishouding leiden, zodat risico's in de bedrijfsvoering, rechtsbescherming en verantwoording teruglopen. Binnen dit thema zijn dit jaar de volgende twee projecten gepland:

1) Uitvoering diverse actielijnen Informatie op Orde
In de visienota Informatie op Orde heeft het Kabinet in 2006 aangekondigd via zelfregulering en zelfevaluatie bij de departementen een betere sturing en beheersing van hun informatiehuishouding te willen realiseren. Centraal hierin staat de Baseline. Langs deze weg kan de kwaliteit van de informatiehuishouding sterk verbeterd worden. Wanneer dit succesvol gebeurt, kan de Erfgoedinspectie haar toezicht op de departementen meer op afstand uitvoeren. Doel van het meerjarige inspectieprogramma (het eerste rapport wordt binnenkort gepubliceerd) is inzicht te krijgen in de wijze en het tempo van invoering van zelfregulering en zelfevaluatie en dit proces 'bij te sturen'. De Erfgoedinspectie volgt in 2010 ook de uitvoering van twee andere actielijnen van Informatie op Orde, namelijk het ontwikkelen en beproeven van een nieuwe selectiemethodiek en de herziening van de Archiefwet in samenhang met andere informatiewetten. Vanuit haar kennis van de uitvoeringspraktijk wil de inspectie hieraan een actieve bijdrage leveren.

2) De naleving van drie archiefwettelijke basiseisen
Uit de jaarlijkse monitor informatiehuishouding, die in 2010 opgaat in de Monitor Erfgoedinspectie, bleek dat een groot aantal organisaties, waaronder veel zelfstandige bestuursorganen, niet voldeden aan drie belangrijke basiseisen van de archiefwetgeving (beheersregels, bestandsoverzicht, selectielijst). Dit is een indicatie dat het archiefbeheer bij deze organisaties ernstige tekortkomingen vertoont en dat er op het gebied van de informatiehuishouding risico's gelopen worden. Uit de monitor blijkt ook geen spontane verbetering van de naleving van de archiefwetgeving. Daarom is de Erfgoedinspectie in 2008 een grote meerjarige inspectieronde bij ruim tweehonderd organisaties begonnen, met als doel dat deze binnen een redelijke termijn aan de drie basiseisen zullen voldoen. De resultaten over de eerste twee jaar zijn positief. De Erfgoedinspectie wil met deze inspectieronde niet alleen een concrete naleving van de drie genoemde archiefwettelijke basisvoorwaarden bereiken, maar ook een ruimere bekendheid met de wet- en regelgeving bij de zorgdragers en, op de langere termijn, een over de gehele linie verbeterd nalevingsgedrag. In 2010 en 2011 wordt het project afgesloten met respectievelijk een laatste 'tranche' organisaties en de afronding van de afspraken die met de organisaties zijn gemaakt. In 2011/2012 zal een samenvattende rapportage verschijnen, waarin tevens de effecten op de naleving worden gepresenteerd.

Binnen het risicogebied 'behoud en duurzaamheid' focust de Erfgoedinspectie op de uitvoering van een aantal archiefwettelijke eisen. Binnen dit thema zijn dit jaar de volgende twee projecten gepland:

1) Slagvaardige informatievoorziening in buitengewone omstandigheden
Het belang van een goede informatiehuishouding komt pregnant naar voren in crisisomstandigheden of bij parlementaire onderzoeken. Dan blijkt of de overheid zijn informatiehuishouding op orde heeft en/of brengt. Het onderzoek van de Erfgoedinspectie is tweeledig. Enerzijds wil ze onderzoeken of de overheid in crisisomstandigheden (bijvoorbeeld kredietcrisis, epidemieën) in haar informatiehuishouding daarop anticipeert en zo haar bedrijfsvoering en verantwoording adequaat kan ondersteunen. Anderzijds wil de Erfgoedinspectie onderzoeken hoe de kwaliteit van de overheidsinformatie (volledigheid, toegankelijkheid, beschikbaarheid) bij een parlementair onderzoek ervoor staat. Doel van het onderzoek is het 'risicobewustzijn' van de overheid met betrekking tot haar informatie(beheer) te vergroten, de kwaliteit ervan te verbeteren en het maatschappelijke gebruik te stimuleren. Een vorm van samenwerking met het Nationaal Archief wordt verkend.

2) Wegwerken achterstanden in de overbrenging
De afgelopen jaren hebben de departementen zich ingespannen de achterstanden in de overbrenging van archieven tot 1975 weg te werken. Dit project is inmiddels afgerond. De Erfgoedinspectie heeft daarover jaarlijks gerapporteerd. Inmiddels hebben de departementen een begin gemaakt met het wegwerken van de achterstanden van na 1975. Daartoe wordt door de departementen een gemeenschappelijke serviceorganisatie Doc-Direkt ingezet. De Erfgoedinspectie zal vanaf 2010 over het tienjarige project rapporteren. Daarbij wordt gekeken naar organisatie en inrichting, voortgangsbewaking en kwaliteit van bewerking en producten, opdat de overbrenging conform de archiefwettelijke eisen wordt gerealiseerd.

Reguliere werkzaamheden
Tenslotte zijn er nog onze reguliere activiteiten. Zo voert de Erfgoedinspectie sinds 2000 een jaarlijkse monitor uit bij de organisaties van de centrale overheid. Hiermee krijgen wij op hoofdlijnen inzicht in het archiefbeheer van uw organisatie en de veranderingen daarin. Binnenkort ontvangt uw organisatie een rapportage met basisgegevens over uw eigen informatiehuishouding. Ook kunt u dit jaar weer zes nieuwsbrieven van ons verwachten. Daarnaast zetten wij onze capaciteit in voor het uitvoeren van vervolginspecties en incidentinspecties en het geven van specifieke voorlichting.