Nieuwsbericht | 04-07-2012

De Centrale Eenheid Informatiehuishouding (CEI) van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft eind vorige jaar het initiatief genomen de reikwijdte van het zorgdragerschap van de minister van OCW in kaart te brengen.

Dit is belangrijk omdat een zorgdrager precies moet weten wat er onder zijn “zorg” valt. Het Nationaal Archief (NA) en de Erfgoedinspectie hebben CEI geadviseerd. Het NA vanuit zijn betrokkenheid bij het programma Doc-Direct, de Ergoedinspectie vanuit haar kennis van de rijksoverheid. Het doel was een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de directies, diensten en instellingen die onder het zorgdragerschap van de minister OCW vallen en vielen. Bij de afbakening heeft CEI de zelfstandige bestuursorganen (ZBO's) betrokken waarvoor de minister op afstand verantwoordelijk is of was, zoals de Informatiebeheergroep (nu DUO).

Resultaat: een dwarsdoorsnede van de organisatie
Resultaat van de inventarisatie is een overzicht dat een (in principe) uitputtende beschrijving bevat van de onderscheiden departementsonderdelen.  Heel belangrijk is dat de diensten en instellingen van OCW die vroeger tot het ministerie behoorden en op enig moment verzelfstandigd of geprivatiseerd werden, ook geïnventariseerd zijn. De reden hiervoor dat het (ieder) ministerie verantwoordelijk is voor de archieven die deze voormalige diensten en instellingen hebben gevormd in de periode tot hun verzelfstandiging of privatisering. Twee voorbeelden: OCW is verantwoordelijk voor de archieven van de voormalige rijksscholen en rijksmusea, tot hun verzelfstandiging begin jaren negentig van de vorige eeuw. 

Inventarisatie OCW en achterstanden
Het overzicht van OCW geeft een vrij volledig beeld van het huidige zorgdragerschap. Hierover kan voortaan geen discussie meer ontstaan. Het overzicht is echter nog niet helemaal compleet en het ligt voor de hand dat ook de historische dimensie van de 'kaart' van het zorgdragerschap een aanvulling krijgt. Bij het wegwerken van de achterstanden zullen de gegevens over de periode 1975-2005 in kaart worden gebracht en in een speciaal daartoe ontwikkelde database worden ondergebracht.

Een goed voorbeeld
De kaart van het zorgdragerschap van OCW vormt volgens ons een goed voorbeeld voor elke grote, langer bestaande overheidsorganisatie. Zonder een dergelijke inventarisatie weet een zorgdrager niet tot hoever de 'zorg' voor zijn archieven zich precies uitstrekt. En kan hij zijn verantwoordelijkheid voor de archieven van zijn organisatie niet waarmaken. Kortom: aan de basis van ieder archievenoverzicht ligt een kaart van het zorgdragerschap. Nadere informatie kunt u inwinnen bij CEI via Dienstpostbus.CEI@minocw.nl t.a.v. Jan Visser (070-412 3101) of Emily Spitsbaard (070-412 3912).