Nieuwsbericht | 19-04-2010

Op 16 maart jl. stuurde staatssecretaris Bijleveld van Binnenlandse Zaken een tweede reactie op het advies: Informatie: grondstof met toekomstwaarde van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur naar de Tweede Kamer.

In deze brief staan de kaders voor de modernisering van de digitale informatiehuishouding van de departementen centraal. De eerste reactie vorig jaar was meer gericht op het wegwerken van de archiefachterstanden. De staatssecretaris benadrukt in haar inleiding nog eens het belang van een goede informatiehuishouding. Een samenvatting van de brief vindt u hier onder.

Van nu tot 2015
Het is het streven van de staatssecretaris om uitgaande van de infrastructuur van de Digitale Werkomgeving Rijk in alle kerndepartementen over uiterlijk vijf jaar digitaal documentenbeheer te hebben geïmplementeerd. De uitvoerende organisaties zijn volgens de staatssecretaris veelal verder gevorderd met hun digitaal documentbeheer en vormen daarmee een goed voorbeeld voor oplossingen die door de kerndepartementen mogelijk over te nemen zijn. Ieder departement zal in 2010 een plan van aanpak voor het eigen departement uitwerken om inzichtelijk te maken hoe de geschetste ambitie de komende vijf jaren zal worden gerealiseerd.

Stand van zaken
In juli 2009 heeft het Kabinet aangegeven dat de departementen de Baseline Informatiehuishouding Rijk gaan hanteren bij de inrichting van hun digitale informatiehuishouding. De baseline vormt dus het normenkader. Om te kunnen beoordelen welke voorzieningen de komende jaren nodig zijn is interdepartementaal een streefbeeld bepaald en zijn tien principes opgesteld. Deze principes vormen de kaders voor het bereiken van een volledige, actuele en betrouwbare informatievoorziening.

Relevante trends
Vervolgens gaat de staatssecretaris in op de relevante trends in de samenleving en overheid. De relatie tussen overheid en burger zal onder invloed van de evolutie van het internet de komende jaren wezenlijk veranderen. Deze ingrijpende ontwikkeling zal niet zonder gevolgen blijven voor de primaire processen van de overheid. Ook het "nieuwe werken" brengt veranderingen met zich mee. Ambtenaren zullen steeds meer tijd-, plaats-, organisatie- en apparaatonafhankelijk gaan werken.

Aanpak
Het streefbeeld is 'informatie van waarde'. Het vertrekpunt van dit streefbeeld is de ambitie om te komen tot een moderne informatiehuishouding die de kwaliteit van en de veranderingen in het openbaar bestuur ondersteunt en die de vernieuwing van de rijksdienst en zijn werkwijze faciliteert. Daarvoor is het nodig de stap te maken van 'informatie op orde' naar 'informatie van waarde'. Informatie van waarde is informatie die de samenleving en de organisatie optimaal ten goede komt. Dat vergt volgens de staatssecretaris informatie die:
• Rijksbreed op orde is, dat wil zeggen duurzaam toegankelijk en betrouwbaar is;
• Rijksbreed doelmatig en doeltreffend wordt beheerd en;
• Rijksbreed wordt gedeeld.

De huidige informatiehuishouding wordt gekenmerkt door verscheidenheid. De informatiehuishouding van het rijk bestaat momenteel uit talloze afzonderlijke systemen. Tussen en binnen de departementen bestaan grote verschillen in de manier waarop het informatiebeheer is vormgegeven. Het accent in de informatiehuishouding van het rijk moet volgens de staatssecretaris daarom verschuiven naar eenheid. Niet in de zin van ´eenheidsworst´ en rigide centrale systemen, maar wel in de zin van openheid en samenhang. De uitwisselbaarheid en doelmatigheid staan daarbij voorop.

Randvoorwaarden voor realisatie
De brief schetst een aantal randvoorwaarden voor realisatie: De eerste zeven randvoorwaarden zijn de zeven normen uit de baseline. 

De andere drie randvoorwaarden zijn:
1) Het beleggen van de verantwoordelijkheden voor informatievoorziening op het juiste politieke en ambtelijke niveau.
2) Het invoeren van hetzelfde technische voorzieningenniveau bij de departementen.
3) Het bewerken en overbrengen van papieren archieven. De ministeries krijgen daardoor de handen vrij om aan de toekomst van de informatiehuishouding te gaan werken.

Uitgangspunten voor realisatie De staatssecretaris geeft aan dat de route die naar de beoogde informatiehuishouding moet leiden nog niet helder is, omdat het landschap van technische mogelijkheden verandert en van dag tot dag voortdurend in ontwikkeling is. Elke geformuleerde ambitie en elke uitgestippelde route moet dan ook regelmatig worden 'geijkt' en zo nodig worden heroverwogen. Bij het ijken worden de volgende tien principes gehanteerd:

I Het lijnmanagement draagt en faciliteert het veranderproces van  informatie op orde naar informatie van waarde.
II Diensten en services in het kader van de informatiehuishouding zijn eenduidig vastgelegd.
III Het rijk gedraagt zich als een lerende organisatie: beproefde technieken en methodieken worden van elkaar over overgenomen en men maakt optimaal gebruik van de aanwezige expertise.
IV Berichten en gegevens zijn authentiek, volledig, interpreteerbaar en in hun ontstaanscontext opvraagbaar gedurende de voorgeschreven bewaartermijn.
V Rollen, processen, informatie en de relatie daartussen worden systematisch vastgelegd.
VI Informatie wordt aan de bron beheerd en vanuit de bron verstrekt onder verantwoordelijkheid van één informatie-eigenaar en ten behoeve van een duidelijk omschreven doel.
VII Generieke en gemeenschappelijke gegevens worden beheerd in basisadministraties.
VIII Informatieuitwisseling voldoet aan rijksbrede standaarden op organisatie-, informatie- en technisch niveau.
IX Technische componenten zijn modulair en zo mogelijk generiek, anders gemeenschappelijk en alleen als het nodig is specifiek.
X De performance van de gemeenschappelijke netwerkstructuur als geheel is goed, dat wil zeggen: de voorzieningen zijn gebruikersvriendelijk, betrouwbaar, doelmatig en flexibel en onderling goed afgestemd.

Tot slot schetst de staatssecretaris een indicatieve planning in zes 'behapbare' stappen om in 2020 te komen tot een rijksbrede 'informatie van waarde'.

De staatssecretaris zal de Tweede Kamer eind 2010 over de voortgang informeren.