Nieuwsbericht | 28-02-2008

De overheid wil haar werk- en informatieprocessen digitaliseren. Daartoe moeten de (ingekomen) papieren archiefbescheiden gescand worden, waarna deze kunnen worden vernietigd. In de Archiefwet wordt het reproduceren en vernietigen van archiefbescheiden met 'vervanging' aangeduid. Vervanging is met enige waarborgen omkleed.

Zo moeten de organen van de centrale overheid voor het vervangen van blijvend te bewaren archief een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (het Nationaal Archief) krijgen. Het is dan praktisch te weten waaraan een overheidsorgaan moet voldoen om die machtiging te krijgen. De eisen voor vervanging bij 'structurele' digitalisering zijn nu vastgelegd in de 'Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden'. De tekst en de toelichting daarop vindt u op de website van het Nationaal Archief. In een FAQ staan nuttige tips.